INTRODUCTION

La mondialisation renforce perpétuellement la compétition et la coopération entre les différents acteurs du marché. Ainsi l’entreprise doit en permanence améliorer le pilotage, optimiser ses processus et rester ouverte à tous types de partenaires. Parce qu’il est au centre du système d’information de l’entreprise, l’ERP est un levier majeur de l’adaptabilité des entreprises. Longtemps réservé à de grandes entreprises, ce type de logiciel a fortement évolué ces dernières années et les plus petites structures ont désormais accès à ce type de solutions. Pas facile cependant  de franchir le pas pour de nombreuses entreprises. Le déploiement d’un ERP est perçu comme un risque en l’absence de compétences de maîtrise d’ouvrage.

Quels sont les avantages des ERP ? Comment être sûr de disposer d’une solution adaptée au meilleur rapport qualité-prix ? Et comment garantir que le système déployé aujourd’hui continuera d’être l’outil adapté à moyen terme ? Afin de répondre à ces questions nous verrons :

• La définition d’un ERP ainsi que ses principales caractéristiques
• Les qualités que doit posséder un bon ERP pour une PME
• Comment Odoo s’adapte parfaitement à ces contraintes et spécificités.

UN ERP, C’EST QUOI ?

Un ERP (Enterprise Resource Planning) ou encore en français PGI (Progiciel de Gestion Intégré) est un progiciel unique qui permet l’administration et la gestion des principaux services de l’entreprise : gestion des achats, ventes, stocks, ressources humaines, comptabilité… Tous ces composants sont assemblés autour d’une architecture centrale, unifiée et modulaire (les différents modules qui le composent sont interdépendants). L’utilisation d’un ERP permet d’assurer l’intégrité des données, la non redondance des informations et l’optimisation des temps de traitement.

L’ERP est ainsi considéré comme modulaire : les modules nécessaires sont installés, soit en une seule fois, soit progressivement au rythme de la croissance de l’entreprise et extensibles : en fonction du nombre d’utilisateurs.

Les PGI/ERP se caractérisent également par la présence d’un moteur de processus (ou workflow), qui permet, lorsqu’une donnée est entrée dans le système d’information, de garantir le circuit de validation, les tâches à répartir, les délais, les modes de validation… Ainsi, chacun des acteurs reçoit et partage les informations nécessaires à l’exécution de sa tâche.

QUELS SONT LES PRINCIPAUX AVANTAGES DES ERP POUR LES ENTREPRISES ?

• Un accès à une information cohérente, homogène et réconciliée car unique pour tout le système, facilitant la communication interne et externe et donc la prise de décision,

• Économie de ressources opérationnelles, grâce à l’optimisation des processus internes,
• Meilleure réactivité de la production en fonction de la demande permettant une véritable gestion de production à flux tendus,
• Mise en adéquation de la stratégie marketing avec les capacités de production,
• Renforcement de la crédibilité de l’entreprise vis-à-vis des investisseurs et des partenaires,
• Une plus grande satisfaction du personnel grâce à des processus plus adaptés et une diminution des tâches rébarbatives,

Les bénéfices des ERP sont donc incontournables pour bien des entreprises. Mais comment passer le cap ? Quel est le bon moment ? Et comment faire le bon choix ?

A PARTIR DE QUAND PASSER A UN ERP ?

Les progrès technologiques récents ont radicalement changé la donne. L’ERP n’est plus cette usine à gaz, fermée et rigide, tellement complexe et coûteuse que seules les grandes entreprises peuvent y accéder.

L’avènement d’Internet, le développement du modèle du logiciel libre et des réseaux ont permis de rendre ces produits parfaitement compatibles avec les entreprises de toutes tailles. Un déploiement peut même s’envisager dès la création de l’entreprise. La vraie question n’est donc plus de savoir quand mettre en place un ERP mais plutôt, comment ?

Si vous pensez qu’un logiciel intégré peut vous permettre à terme de relever les défis de votre activité, c’est qu’il faut tout de suite réfléchir à son implantation. Pourquoi attendre les 1^ères difficultés ou être au pied du mur pour le mettre en place ? Pourquoi commencer juste avec un outil de CRM  pour devoir ajouter plus tard un autre logiciel pour la facturation puis la comptabilité ou la gestion des stocks ? Vous risquez 5 ans après d’aboutir à la conclusion qu’il faut repenser votre SI et mettre en place un ERP… Plus l’entreprise attend, plus le changement sera complexe, consommateur de temps et coûteux.

L’arrivée des nouvelles technologies, le développement des logiciels libres et l’émergence de nouveaux modèles économiques de la part des éditeurs ontfortement fait baisser les barrières à l’entrée et ainsi rendu possible le déploiement de ce type de solutions pour de nombreuses entreprises, même avec un faible niveau de maturité. Les trois facteurs clefs de cette ouverture sont : la baisse des prix, une plus grande adaptabilité et la simplification des projets avec des déploiements plus simples et surtout plus rapides.

L’utilisation d’un ERP apparaît pertinente mais comment faire son choix ? Dans cette optique, cherchons à déterminer les caractéristiques nécessaires à l’usage d’un ERP en PME/PMI.

SPECIFICITES DES ERP DESTINES AUX PME

• Le prix : les capacités financières des PME ne sont pas forcément très importantes et le coût du projet doit être maîtrisé,
• Système ouvert : la PME ne dispose pas forcément de ressources en interne pour faire vivre le projet une fois démarré. Le système doit donc être ouvertpour limiter les risques de dépendance de l’entreprise à l’égard d’un prestataire,
• Réactivité /adaptabilité : le système doit être d’une grande réactivité et posséder de nombreux éléments de paramétrage afin d’évoluer facilement sans qu’il soit forcément nécessaire de relancer un nouveau projet,
• Modulaire sans surcoût : capacité d’accompagnement de la croissance (au début CRM, puis ajout de compta, de la facturation etc…) facilement et sans coûts prohibitifs
• Ouvert sur l’avenir : basé sur des technologies ouvertes sur l’avenir et garantissant une évolutivité dans le futur.

Nous avons donc établi les critères principaux qui conditionnent le choix d’un ERP. Nous allons présenter les avantages de la solution Odoo pour les PME.

ODOO, UN CHOIX PERTINENT POUR L’ENTREPRISE

Odoo est un choix judicieux d’ERP pour l’entreprise. Tout d’abord, car il respecte en 1er lieu toutes les caractéristiques d’un ERP moderne :

• Un périmètre fonctionnel complet : les éléments traditionnels (crm, marketing, comptabilité, stock, gpao, achat, vente, rh, projet …) sont associés à plus de700 modules spécifiques développés par la communauté.
• Une architecture modulaire : vous pouvez choisir de déployer un module pour commencer puis intégrer ensuite au fur et à mesure d’autres modules à votre rythme et selon vos besoins. Vous gardez la main sur l’activation des modules et le prix reste identique quel que soit le nombre de modules activés.
• Un éditeur dynamique : Odoo est un logiciel libre mais son éditeur propose les mêmes services que ses concurrents : service de maintenance, support 365 jours/an, accompagnement à la migration ou à la gestion de projet.
• Un produit mature : (1^ère version 2005) et il est déployé au sein de nombreuses petites ou grandes entreprises : ENA, Danone, Véolia, la Poste et beaucoup d’autres encore dans plus de 70 pays.
• Cette solution s’appuie également sur une communauté d’experts fonctionnels ou techniques dynamiques et expérimentés : plus de 1 500 personnes contribuent chaque jour à l’amélioration d’Odoo.
• L’éditeur s’est associé à un réseau d’intégrateurs nombreux et performants repartis dans de nombreux pays.
• Le produit intègre des technologies ouvertes et modernes : Python pour la programmation, PostgreSQL pour la base de données, forte intégration des services web et développement d’une interface web mobile particulièrement compétitive.

Mais Odoo (OpenERP) possède également d’autres atouts spécifiques que ne possèdent pas les autres principaux acteurs du marché car c’est aussi un produit libre sous licence GPL :

• Odoo n’implique pas de coût de licence. Vous souscrivez un contrat de maintenance qui est fonction du nombre d’utilisateurs. Si vous décidez d’élargir le périmètre fonctionnel d’Odoo, le tarif reste le même. Ainsi, à la différence des solutions propriétaires votre TCO est maitrisé et défini dès le début

• Odoo est basé sur des technologies libres. L’entreprise qui décide de mettre en place Odoo n’a pas à investir sur des licences liées à l’environnement technique (pas de licence SQL, par exemple). De plus, vous n’êtes pas limité dans l’accès à vos données ou au code source d’Odoo. Vous ne payezaucun frais de licence pour développer vos propres outils, ou pour mettre vos données à disposition de tiers. À la différence de SAP, Oracle et d’autres ERP propriétaires, vous possédez votre solution et l’utilisez sans contrainte.

• Odoo est une solution pérenne, une solution d’avenir. Elle est codée dans un langage libre (Python) et s’appuie sur des technologies libres. De nombreux acteurs pourront assurer sa maintenance et vous pourrez les mettre en concurrence. Ainsi, vous ne risquez plus d’être dépendant d’un éditeur ou d’un prestataire.
• Le fait que les sources soient disponibles et le langage répandu permet également de limiter les coûts de développement. Le modèle d’Odoo est à l’opposé de SAP qui possède son propre langage de programmation et nécessite l’intervention d’experts à des tarifs prohibitifs pour la plupart des entreprises.

• Odoo a été conçu dès ses débuts dans une logique modulaire et de flexibilité. Ainsi, tous les workflows sont modifiables et le niveau de personnalisationest très important sur les rapports, la sécurité ou l’ergonomie. Cette modularité permet à l’entreprise de ne pas engendrer de surcoût important à chaque ajout d’une brique fonctionnelle ou d’un nombre important d’utilisateurs comme c’est le cas avec de nombreux ERP propriétaires.

• Odoo intègre également de nombreuses fonctionnalités dédiées au réseautage social (messagerie instantanée, flux RSS, système de timeline, liens avec réseaux sociaux…)

Source : www.openerp-experts.com